Über 1.500 Führungskräfte aus dem Beschaffungswesen, darunter Centrica, American Express, KWS, ISS, Telefonica, die Universität der Bundeswehr, der Academies Enterprise Trust und die American International School in Wien haben an der Amazon Business Exchange 2020 teilgenommen.
Laut einer Studie von Procurement Leaders treiben 25 Prozent der Beschaffungsverantwortlichen seit kurzem ihre digitale Transformation voran, 27 Prozent schieben den Wandel weiterhin auf. Einige Organisationen erleben einen Aufschwung in diesem neuen, sich schnell verändernden Umfeld und nutzen die digitale Beschaffung, um von den sich wandelnden Einkaufstrends und Lieferketten zu profitieren.
Die digitale Beschaffung ermöglicht einer dezentralen Belegschaft schnell, transparent und kontrolliert das zu bekommen, was sie braucht. Einige Organisationen konnten schnell von analogen Prozessen auf digitale umstellen und automatisierte Aufgaben und agilere Umgebungen schaffen. Sie zeigen, dass Beschaffung mehr als Kostenkontrolle ist und verbessern nicht nur die Stabilität ihres Unternehmens, sondern steigern auch die betriebliche Effizienz.
Investieren oder aufschieben? Dezentralisieren oder zentralisieren? Neue Technologien sofort einführen oder lieber warten? Die diesjährige Amazon Business Exchange (ABX) konzentrierte sich auf die Use Cases und Best Practices derjenigen, die entweder auf Kurs bleiben oder – um die geschäftlichen Herausforderungen in der „neuen Normalität“ erfolgreich zu meistern – ihre Digitalisierungsprozesse weiter beschleunigen und intensivieren.
Mit digitaler Beschaffung agil und schnell reagieren
Peter Sowrey, Chief Procurement Officer & REFM bei Centrica UK, sprach darüber, wie die Corona-Pandemie sein Team dazu zwang, eine schnelle Lösung zu finden, Prozesse zu beschleunigen. Er erklärte, wie Centrica gemeinsam mit Amazon Business Prozessschritte reduzierte, um ein effizienteres agileres System zu schaffen. Einfachheit anstatt Komplexität: da Zwischenhändler nun wegfielen, konnte das Unternehmen schneller auf die Bedürfnisse seiner Kundinnen und Kunden reagieren, wenn deren Heizung beispielsweise im Winter ausgefallen war und eine Technikerin oder einen Techniker für den Einbau einer Ersatzheizung brauchten.
Helen Baker, Procurement Director an der Universität von Westengland in Bristol, erklärte, wie wichtig das Online-Beschaffungssystem der Institution war, um in der Pandemie angemessen auf die entstandenen Herausforderungen reagieren zu können. Während des Lockdowns im März in Großbritannien mussten 4.000 Studierende, die normalerweise auf dem Campus lebten, sowie mindestens 1.000 weitere, die nicht an die Universität zurückkehren konnten, mit Laptops, Lebensmitteln und Materialien für Studenten-Projekte beliefert werden. Mit 150 Angestellten, die für den Einkauf zuständig sind, konnte die Universität dank eines flexiblen digitalen Beschaffungssystems schnell und einfach ihre Kategorien und Ausgabenschwellenwerte anpassen. So konnten sie die von Studentinnen und Studenten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, benötigten Artikel kaufen. Da der Prozess zunehmend online abgewickelt wurde, konnte Bakers Team aus den Erfahrungen während der Pandemie lernen und „einige der Beschaffungsmöglichkeiten und Verhaltensweisen für die Zukunft voranbringen und dabei die Bedeutung der Lieferantenbeziehungen betonen."
Die Bedeutung von Flexibilität und Reichweite in einem Online-Beschaffungssystem
Mit Kunden wie Barclays, Heinz und Leonardo war es für die dänische Organisation ISS wichtig, über ein flexibles Online-Beschaffungssystem zu verfügen, damit sich das Team an die durch die Pandemie verursachten Veränderungen anpassen kann. Gemma Lindley, Procurement Business Partner bei ISS, sprach über die Wichtigkeit, ein „Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Kontrolle" zu erreichen. Da sich die Prioritäten der Organisation aufgrund der Corona-Pandemie änderten, war es von entscheidender Bedeutung, die Beschränkungen in ihrem Beschaffungssystem ändern zu können. „Diese Flexibilität und ein Prozess, mit dem man die Endlösung beeinflussen kann, sind wirklich entscheidend", sagte sie.
Tom Fuchs, Purchasing Officer an der American International School in Wien, erörterte die Bedeutung eines Online-Beschaffungssystems, das eine breite Produktpalette anbietet. Der Zugang zu einer großen Auswahl an Lehrbüchern, Weltkarten und ähnlichen akademischen Materialien – und das mit schneller, kostenloser Lieferung – bietet Lehrkräften die Grundvoraussetzung für einen qualitativ hochwertigen Unterricht. Fuchs sprach auch über den Wert eines digitalen Beschaffungssystems mit starken Fakturierungsmöglichkeiten; die über Business Prime erhältlichen Systeme ermöglichten seinem Team, die Bearbeitungszeit von bis zu fünf Tagen auf weniger als einen Tag zu reduzieren.
Die Academies Enterprise Trust war eine weitere Organisation, die zügig auf die Veränderungen reagierte. Der stellvertretende Finanzdirektor Kyush Modesai sprach darüber, wie die Corona-Pandemie das Team dazu drängte, seine Beschaffungsstrategie zu beschleunigen. Sie konnten dadurch solche Kosteneinsparungen erzielen, dass sie damit über 12.000 Laptops und 3.000 Wi-Fi-Dongles kauften. Dies ermöglichte den Kindern der Trust, während der Sperrzeit einen Zugang zum Fernunterricht.
Die entscheidende Rolle der Beschaffung bei der Lösung strategischer organisatorischer Herausforderungen wurde von zahlreichen Speaker auf der ABX-Konferenz demonstriert. Firmenchefs und Beschaffungsexperten aus kleinen Unternehmen, Schulen und Universitäten sowie Großunternehmen mit zehntausenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nahmen an der Konferenz teil, die vom 6. bis 7. Oktober 2020 online stattfand.
